2022年度業務改善PT 「システム改善レビューチーム」の紹介
休眠預金活用事業に採択された団体は、自団体や申請事業に関する情報の登録に加え、事業・資金・評価等の各種計画、活動の管理・報告などに「休眠預金助成システム」と呼ばれるクラウドサービスを利用しています。
2022年度はこの助成システムの操作性向上等について、2021年度業務改善プロジェクトチームで検討された改善の方向性を踏まえて、改善に取り組み、10月のシステムリリースを目指しました。この計画実施に向けて、実際にユーザーとなる資金分配団体の皆さまにシステムの改善レビューを行っていただくのが、「システム改善レビューチーム」です。本年のメンバーは、3団体3名となりました。
活動報告
■2022年7月14日 第1回ミーティング
アジェンダ
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［議論概要］
- 2021年度業務改善プロジェクトチームで検討された改善の方向性を踏まえつつ、2022年度はこの助成システムの操作性向上等について、事務局で改善を検討している。その内容と進捗について、説明を行いました。
［助成システムの検討の背景］
2019年度から助成事業をスタートし、各種事業の事業計画、評価、資金の管理情報等をオンラインで入力いただき事業状況の把握に務めてきた。
しかし現行のシステムは、制度関係様式の変更に応じたシステム変更についてタイムリー行うことが困難であったことなど、これまでの運用において資金分配団体・実行団体ユーザから様々なご意見や改善課題について論議を重ねた。
［目的］
・資金分配団体及び実行団体、JANPIAにおける助成金事業管理業務の効率化
・制度関係様式変更等に迅速に対応可能なシステムの構築及びシステム改修コストの抑制
・助成金システムの運用コスト削減
・助成金システムのセキュリティの確保
・他システム（ホームページ・ワークフローシステム等）との連携の効率化 - 改善を行ったシステムについて8月中にトライアル期間を設け、システム改善レビューチームのメンバーが所属する団体の皆さまにご協力をいただき、意見を得て改善に役立てることとしました。
■ 2022年8月15日～26日 助成システムトライアル
［実施概要］
- 8月15日～26日をトライアル期間とし、チームメンバーである3団体と、その実行団体の皆さんにご協力いただき、改善後の助成システムを実際に入力いただくなどの操作性等のレビューをしていただきました。
- トライアル結果について、9月1日、9月6日にトライアル結果ヒアリングを行いました。いただいた意見には、システム変更に伴う説明会に加えて、リリース後にも操作説明を定期的や要望に応じて行うようなフォローアップに関して提案いただいたことやシステムに入力された情報の活用に関しても事業期間中の資金分配団体でも利用できるようになると伴走支援に活用できるので、システム利用のインセンティブになるなど、たくさんのご意見をただき、できることから随時反映しました。
説明会の開催
■2022年9月20、21、22日 新助成システム説明会
- 資金分配団体・実行団体の向けに、2022年10月3日 10時公開予定の新助成システムの説明会を実施し、3日間で約400人の事業担当者等に参加いただきました。
- 9月までのシステムと10月からのシステムの変更点を中心に説明をさせていただき、実際の画面とデータの登録方法など簡単なデモンストレーションを実施しました。
